Wiederkehrende Berichte
Täglich oder wöchentlich erstellt und versendet, an die Menschen, die sie brauchen.
Workflow-Automatisierung
Arbeit, die von selbst passiert, zur richtigen Zeit
Ich automatisiere die Schritte, die sich wiederholen: den Bericht, den jemand jeden Morgen neu zusammenstellt, die Erinnerung, an die jemand denken muss, den Durchlauf, der nur startet, wenn ein Mensch am Schreibtisch sitzt.
DurchlaufStatus
Nächtlicher ImportErledigt
TagesberichtVersendet
ZahlungserinnerungWird wiederholt
WochenübersichtGeplant
BestandsprüfungErledigt
Tage, nicht Monatebis zum ersten Durchlauf
Pro Projektkalkuliert, sobald der Ablauf klar ist
Eine Woche beobachtetauf echten Daten, bevor sie allein läuft
Teil von Was Ihr Team nutzt
Kommt Ihnen bekannt vor
Das brauchen Sie, wenn
- Jemand stellt jeden Morgen denselben Bericht neu zusammen, aus denselben Daten.
- Dinge gehen vergessen, weil sie davon abhängen, dass ein Mensch daran denkt.
- Die Arbeit hört um fünf auf und beginnt wieder, wenn jemand einen Laptop aufklappt.
- Sie haben von einem Fehler erst erfahren, als ein Kunde danach gefragt hat.
Was ich automatisiere
Sechs Arten von Arbeit, die keinen Menschen brauchen sollten
Jede entsteht rund um den Prozess, den Sie bereits haben, und läuft erst dann allein, wenn sie sich auf echten Daten bewährt hat.
Erinnerungen
Vor einem Termin, nicht danach, an denjenigen, der handeln muss.
Statusmeldungen
Etwas ändert sich, und die Betroffenen erfahren es sofort.
Nächtliche Durchläufe
Importe, Prüfungen und Aufräumarbeiten, während niemand da ist.
Eskalation
Wenn etwas zu lange liegt, geht es eine Ebene höher.
Wiederholungen und Alarme
Ein fehlgeschlagener Schritt wird wiederholt, protokolliert, und ein Mensch erfährt davon.
Geplante Läufe
Es läuft, ob jemand angemeldet ist oder nicht
Nachts, wöchentlich, am Ersten des Monats. Die Arbeit wartet nicht darauf, dass ein Mensch Zeit hat, und sie hört nicht auf, weil jemand im Urlaub ist.
- Zeiten, die Sie festlegen, änderbar ohne Eingriff in den Code
- Ein Protokoll jedes Laufs, und was er getan hat
- Überlappende Läufe werden behandelt, nicht verdoppelt
- Nichts hängt davon ab, dass ein Laptop offen ist
DurchlaufLetzter Durchlauf
Nächtlicher ImportErledigt
BestandsprüfungErledigt
WochenübersichtGeplant
MonatsabschlussGeplant
Archiv aufräumenErledigt
Ausgelöste Aktionen
Etwas ändert sich, und der nächste Schritt passiert einfach
Ein Status wandert, ein Datum verstreicht, ein Schwellenwert wird überschritten. Niemand muss es zuerst bemerken, und niemand muss etwas drücken.
- Auslöser auf den Ereignissen, die für Sie zählen
- Die Aktion passiert in Sekunden, nicht am Ende des Tages
- Bedingungen, die Sie lesen können, keine Logik, die in einem Skript vergraben ist
- Jede Aktion wird protokolliert und lässt sich später erklären
Ein Ereignis, drei Folgen
Status wandertBestellung freigegeben
GeprüftBedingungen erfüllt
Ausgeführtdrei Schritte gelaufen
Kunde benachrichtigtVersendet
Aufgabe zugewiesenErledigt
Bestand reserviertErledigt
Berichte
Der Morgenbericht, den niemand zusammenstellen muss
Dieselben Zahlen, dieselbe Zeit, im Postfach der Menschen, die sie brauchen. Niemand exportiert etwas, und niemand streitet darüber, welche Fassung aktuell ist.
- Aus den Live-Daten erstellt, nicht aus einer Kopie
- Dieselben Zahlen für alle, die ihn erhalten
- Täglich, wöchentlich oder nach einem Zeitplan Ihrer Wahl
- Per E-Mail zugestellt, oder wartend auf einem Bildschirm
Von Daten zum Bericht
Live-Daten
Bestellungen des Tages
Offene Aufgaben
Fällige Lieferungen
Alles Überfällige
Morgenbericht
Eine Seite, gleiches Layout
Zu fester Zeit versendet
Für alle gleich
Niemand hat ihn gebaut
Die Systeme, die sie einbezieht
Automatisierungen leben selten in einem einzigen System
Das meiste, was Sie automatisieren wollen, geht über mehrere Systeme: das Programm, in dem die Bestellung liegt, jenes, das die Rechnung stellt, den Kurier, den Zahlungsanbieter. Welche davon zählen, hängt von Ihrem Geschäft ab, nicht von einer Liste, die ich führe.
- ERP, CRM, Buchhaltung und Fakturierung, Kuriere, Zahlungsanbieter wie Stripe, E-Mail
- Alles mit einer API lässt sich anbinden, und das meiste, was Sie betreiben, hat eine
- Jede Schnittstelle sitzt hinter ihrer eigenen Grenze, sodass ein Anbieter getauscht werden kann, ohne die Arbeit neu zu schreiben
- Ist die Gegenstelle nicht erreichbar, wartet der Schritt und wiederholt, statt zu vergessen, wo er stehen geblieben ist
SystemWas passiert
Wo die Bestellungen liegenLiest
Buchhaltung oder FakturierungSchreibt
Kurier oder LieferungSchreibt
ZahlungsanbieterLiest
E-Mail und BenachrichtigungenSendet
Alles andere mit einer APIAuf Anfrage
Wenn es fehlschlägt
Der Teil, den die meisten Automatisierungen verschweigen
Jede Automatisierung schlägt irgendwann fehl: ein System ist nicht erreichbar, eine Datei fehlt, eine Adresse stimmt nicht. Entscheidend ist, was danach passiert.
- Der Schritt wird von selbst wiederholt
- Der Fehler wird protokolliert, mit seiner Ursache
- Ein Mensch erfährt davon, sofort, nicht nächsten Monat
- Sie erfahren es nie zuerst von einem Kunden
Ein Fehler, sauber behandelt
Schritt fehlgeschlagenProtokolliert
Erneut versuchtWird wiederholt
Zweiter VersuchErfolgreich
Person benachrichtigtVersendet
Ursache im ProtokollAufbewahrt
Wie es läuft
Von einem Schritt von Hand zu einem, der sich selbst erledigt
Ansehen
Wir verfolgen den Schritt so, wie er heute passiert, mit der Person, die ihn macht.
Bauen
Die Automatisierung entsteht rund um diesen Ablauf, nicht rund um eine allgemeine Vorstellung davon.
Beobachten
Sie läuft eine Woche auf echten Daten, neben dem manuellen Schritt, bis man ihr traut.
Laufen lassen
Der manuelle Schritt entfällt. Die Automatisierung meldet sich von da an selbst.
Erster Durchlauf in Tagen, nicht Monaten
Wie lange und wie viel
Zwei Antworten, bevor Sie fragen
Wenige Tage bis zwei Wochenvom ersten Blick auf den Ablauf bis zu etwas, das von selbst läuft, inklusive der Woche, in der es beobachtet wird.
Preis pro Projektfestgelegt, sobald der Ablauf klar ist. Ein automatisch erzeugtes Dokument und eine Kette über drei Systeme sind nicht dieselbe Arbeit.
Fragen
Häufige Fragen
Was lässt sich automatisieren, und was nicht?
Alles, hinter dem eine Regel steht, auch eine ungeschriebene. Nicht automatisieren lässt sich eine Entscheidung, die sich jedes Mal ändert, aus Gründen, die niemand benennen kann. Finden wir so eine, sage ich das, statt etwas zu bauen, das rät.
Wie lange dauert es?
Wenige Tage bis zwei Wochen, vom ersten Blick auf den Ablauf bis zu etwas, das von selbst läuft. Das schliesst die Woche ein, in der es neben dem manuellen Schritt läuft, bevor sich jemand darauf verlässt.
Was kostet es?
Der Preis wird pro Projekt festgelegt, sobald der Ablauf klar ist. Ein automatisch erzeugtes Dokument und eine Kette über drei Systeme sind nicht dieselbe Arbeit, und ein fester Listenpreis wäre für beides falsch.
Was passiert, wenn es kaputtgeht?
Es wird erneut versucht, der Fehler wird mit seiner Ursache protokolliert, und ein Mensch erfährt davon. Sie sollen es nicht drei Wochen später von einem Kunden erfahren, und dieser Teil ist von Anfang an eingebaut, nicht nach dem ersten Vorfall ergänzt.
Was, wenn sich der Prozess ändert?
Dann ändert sich die Automatisierung mit. Zeiten, Bedingungen und Empfänger stehen an einer Stelle, die Sie lesen und, wo es sinnvoll ist, selbst ändern können. Neu geschrieben wird nur, wenn sich die Form der Arbeit ändert, nicht wenn sich ein Detail ändert.
Brauche ich zuerst ein System?
Manchmal, und manchmal nicht. Es hängt davon ab, was Sie bereits betreiben und ob diese Programme überhaupt zulassen, dass etwas mit ihnen spricht. Das ist eine der Fragen, die der erste Blick beantwortet: wir gehen durch, was Sie haben, was passieren soll und was Ihre Systeme tatsächlich erlauben, und entscheiden dann gemeinsam. Lässt sich alles auf dem Bestehenden erledigen, ist das der günstigere Weg, und ich sage Ihnen das.
Welchen Schritt würden Sie nicht mehr von Hand machen?
Bevor etwas gebaut wird, verfolgen wir ihn einmal so, wie er heute passiert. Das erste Gespräch kostet nichts.