Rapoarte recurente
Construite și trimise zilnic sau săptămânal, către oamenii care au nevoie de ele.
Automatizarea fluxurilor de lucru
Muncă ce se face singură, la ora la care trebuie
Automatizez pașii care se repetă: raportul pe care cineva îl reface în fiecare dimineață, notificarea de care cineva trebuie să își amintească, procesul care pornește doar când un om stă la birou.
ProcesStatus
Import de noapteGata
Raport zilnicTrimis
Notificare de platăSe reia
Sumar săptămânalProgramat
Verificare de stocGata
Zile, nu lunipână la prima rulare
Per proiectstabilit după ce fluxul e clar
Urmărit o săptămânăpe date reale, înainte să fie lăsat singur
Face parte din Dezvoltare pentru ce folosește echipa ta
Recunoști situația
Ai nevoie de asta dacă
- Cineva reface același raport în fiecare dimineață, din aceleași date.
- Lucrurile se uită, pentru că depind de un om care își amintește.
- Munca se oprește la cinci și pornește iar când deschide cineva un laptop.
- Ai aflat că ceva a picat abia când te-a întrebat un client.
Ce automatizez
Șase feluri de muncă ce nu ar trebui să ceară un om
Fiecare e construit pe procesul pe care îl ai deja și rămâne să meargă singur abia după ce s-a dovedit pe date reale.
Notificări de termen
Înainte de un termen, nu după, către cine trebuie să acționeze.
Anunțuri de status
Se schimbă ceva, iar cei afectați află imediat.
Procese de noapte
Importuri, verificări și curățenii care rulează cât nu e nimeni.
Escaladare
Când ceva stă de prea mult timp, urcă un nivel.
Reluări și alerte
Un pas picat e reluat, înregistrat și un om e anunțat.
Rulări programate
Merge indiferent dacă e cineva conectat
Noaptea, săptămânal, în prima zi a lunii. Munca nu așteaptă ca un om să fie liber și nu se oprește pentru că cineva e în concediu.
- Ore pe care le stabilești tu, schimbate fără să se atingă codul
- O evidență a fiecărei rulări și a ce a făcut
- Rulările care se suprapun sunt tratate, nu dublate
- Nimic nu depinde de un laptop deschis
ProcesUltima rulare
Import de noapteGata
Verificare de stocGata
Sumar săptămânalProgramat
Închidere de lunăProgramată
Curățare arhivăGata
Acțiuni declanșate
Se schimbă ceva, și pasul următor se întâmplă pur și simplu
Un status se mută, o dată din calendar trece, un prag e depășit. Nimeni nu trebuie să observe primul, și nimeni nu trebuie să apese nimic.
- Declanșatoare pe evenimentele care contează pentru tine
- Acțiunea se întâmplă în secunde, nu la finalul zilei
- Condiții pe care le poți citi, nu logică îngropată într-un script
- Fiecare acțiune e înregistrată, ca să poată fi explicată mai târziu
Un eveniment, trei consecințe
Statusul se mutăcomandă aprobată
Verificatcondiții îndeplinite
Executattrei pași rulați
Client anunțatTrimis
Sarcină atribuităGata
Stoc rezervatGata
Rapoarte
Raportul de dimineață pe care nu trebuie să îl facă nimeni
Aceleași cifre, la aceeași oră, în inboxul oamenilor care au nevoie de ele. Nimeni nu exportă nimic și nimeni nu se ceartă care versiune e cea actuală.
- Construit din datele vii, nu dintr-o copie
- Aceleași cifre pentru toți cei care îl primesc
- Zilnic, săptămânal sau după un program ales de tine
- Livrat pe email sau așteptând pe un ecran
De la date la raport
Date vii
Comenzile zilei
Sarcini deschise
Livrări scadente
Tot ce e întârziat
Raport de dimineață
O pagină, același format
Trimis la oră fixă
La fel pentru toți
Nu l-a compus nimeni
Sistemele pe care le atinge
Automatizările trăiesc rar într-un singur sistem
Cea mai mare parte din munca pe care vrei să o automatizezi trece prin ceva: programul în care stă comanda, cel care emite factura, curierul, procesatorul de plăți. Care dintre ele contează ține de afacerea ta, nu de o listă pe care o țin eu.
- ERP, CRM, magazin online, contabilitate și facturare, curieri, procesatori de plăți, email
- Orice are un API poate fi conectat, iar cea mai mare parte din ce folosești deja are
- Fiecare conexiune stă în spatele graniței ei, ca un furnizor să poată fi schimbat fără să se rescrie munca
- Când partea cealaltă e căzută, pasul așteaptă și se reia, în loc să piardă ce făcea
SistemCe face
Unde stau comenzileCitește
Contabilitate sau facturareScrie
Curier sau livrareScrie
Procesator de plățiCitește
Email și notificăriTrimite
Orice altceva cu un APILa cerere
Când pică
Partea despre care majoritatea automatizărilor nu spun nimic
Orice automatizare pică la un moment dat: un sistem e căzut, un fișier lipsește, o adresă e greșită. Ce contează e ce se întâmplă imediat după.
- Pasul e reluat, singur
- Eșecul e înregistrat, cu ce l-a cauzat
- Un om e anunțat, imediat, nu luna viitoare
- Nu afli niciodată întâi de la un client
Un eșec, tratat
Pas picatÎnregistrat
ReluatSe reia
A doua încercareReușită
Om anunțatTrimis
Cauza în jurnalPăstrată
Cum decurge
De la un pas făcut de mână la unul care se face singur
Ne uităm
Urmărim pasul așa cum se întâmplă azi, cu omul care îl face.
Construim
Automatizarea se scrie pe fluxul acela, nu pe o idee generală despre el.
Urmărim
Merge pe date reale o săptămână, lângă pasul manual, până ai încredere în el.
O lăsăm să meargă
Pasul manual dispare. De atunci înainte, automatizarea raportează singură cum merge.
Prima rulare în zile, nu luni
Cât durează și cât costă
Două răspunsuri, înainte să întrebi
De la câteva zile la două săptămânide la prima privire pe flux până la ceva care merge singur, inclusiv săptămâna în care e urmărit.
Preț per proiectstabilit după ce fluxul e clar. Un document produs automat și un lanț care traversează trei sisteme nu sunt aceeași muncă.
Întrebări
Întrebări frecvente
Ce se poate automatiza și ce nu?
Orice are o regulă în spate, chiar și una nescrisă. Nu se poate automatiza o decizie care se schimbă de fiecare dată din motive pe care nimeni nu le poate numi. Dacă găsim una așa, îți spun, în loc să construiesc ceva care ghicește.
Cât durează?
De la câteva zile la două săptămâni, de la prima privire pe flux până la ceva care merge singur. Include săptămâna în care rulează lângă pasul manual, înainte să se bazeze cineva pe el.
Cât costă?
Prețul se stabilește per proiect, după ce fluxul e clar. Un document produs automat și un lanț care traversează trei sisteme nu sunt aceeași muncă, iar un preț fix de listă ar fi greșit pentru amândouă.
Ce se întâmplă când se strică?
Se reia, eșecul e înregistrat cu ce l-a cauzat și un om e anunțat. Nu trebuie să afli de la un client trei săptămâni mai târziu, iar partea asta e construită de la început, nu adăugată după primul incident.
Ce fac dacă se schimbă procesul?
Atunci automatizarea se schimbă odată cu el. Orele, condițiile și destinatarii stau într-un loc pe care îl poți citi și, unde are sens, îl poți schimba singur. Rescrierea e necesară doar când se schimbă forma muncii, nu când se schimbă un detaliu.
Am nevoie întâi de un sistem?
Uneori da, alteori nu. Depinde de ce folosești deja și de dacă programele acelea lasă ceva să vorbească cu ele. E una dintre întrebările la care răspunde prima privire: trecem prin ce ai, ce vrei să se întâmple și ce permit efectiv sistemele tale, apoi decidem împreună. Dacă se poate face totul peste ce există deja, aceea e calea mai ieftină și îți spun asta.
Ce pas ai vrea să nu îl mai faci de mână?
Înainte să se construiască ceva, îl urmărim o dată așa cum se întâmplă azi.